Stampa Unione

Stampa Unione

La funzione di stampa unione consente di collegare fra di loro in stampa due particolari documenti appositamente preparati:

  • il primo, detto documento principale, contiene, solitamente, un testo generico e l’indicazione della collocazione nello stesso di una serie di dati variabili;
  • il secondo, detto origine dati, con la serie di elementi variabili da inserire nel primo (per esempio: nomi, indirizzi, numeri di telefono, etc.)

L’unione dei due documenti genera un nuovo documento in cui il testo ed i dati si sono opportunamente miscelati.

Vediamo subito un esempio per illustrare questa funzione:

La Banca Commerciale deve inviare un certo numero di lettere ad alcuni clienti, che non hanno pagato l’ultima rata del loro mutuo. Le lettere sono identiche nel testo; cambia soltanto una serie di dati:

  • il vocativo (Gentile Sig.ra – Egr. Dott. – etc.);
  • il nome ed il cognome del cliente;
  • l’indirizzo (Via, numero, CAP, Città, Provincia);
  • l’importo della rata.

La funzione di Stampa unione permette di:

  • creare il documento principale, ovvero il testo generico con inseriti, nella posizione in cui si collocheranno i dati variabili, dei segnalini, detti “campi unione”;
  • creare il documento origine dati, contenente l’elenco di tutti i dati variabili;
  • abbinare in stampa i due documenti ed ottenere una lettera per ciascuna serie di dati variabili.

Di seguito ecco un esempio di documento origine dati contenente gli elementi variabili da abbinare al documento principale, riportato successivamente.

Titolo

Nome

Cognome

Indirizzo1

CodicePostale

Città

Provincia

Importo

Gentile Sig.ra

Marina

Federici

Via Fiorentina, 258

50049

PRATO

PO

1.750

Egr. Dott

Franco

Luti

Via G. Verdi, 11

50041

CALENZANO

FI

2.145

Egr. Avv.

Mauro

Giuliani

Via Roma, 44

50018

CAMPI BIS.

FI

2.355

Egr. Dott

Paolo

Santini

Via Bologna, 3

50019

SESTO F.NO

FI

1.876

Egr. Sig.

Giulio

Ferri

Via Ulivelli, 11

50121

FIRENZE

FI

2.040

Egr. Prof.

Manlio

Bongi

Via Laura, 4

50126

FIRENZE

FI

1.956

Creazione del documento principale

  • Creiamo un nuovo documento (o apriamo un documento già registrato che intendiamo utilizzare).
  • Dalla barra multifunzione sezione lettere, scegliamo la voce Stampa unione; appare il menù, clicchiamo sulla voce “Creazione guidata stampa unione…”.

Passaggio 1 di 6

Scegliere il tipo di documento di partenza

  • Lettere
  • Messaggi di posta elettronica
  • Buste
  • Etichette
  • Elenco

Passaggio 2 di 6

Scelta del documento da utilizzare

  • Usa il documento corrente – ovvero il testo su cui stiamo lavorando.
  • Inizia da un modello – ovvero partire da un documento pre-costruito.
  • Inizia da un documento esistente –  ovvero partire da un documento salvato in precedenza.

Passaggio 3 di 6

Scelta dei destinatari

  • Usa elenco esistente – foglio Excel o Data Base già presente.
  • Seleziona dai contatti di Outlook – utilizzare la rubrica del programma Microsoft Outlook.
  • Crea un nuovo elenco – Creare un piccolo Dbase che contiene l’elenco dei destinatari.
 

Una volta selezionati o modificati i dati che ci interessano proseguiamo con il passaggio successivo.

Passaggio 4 di 6

Scegliere le parti che verranno compilate automaticamente.

  • Blocco di Indirizzi… – Scegliere il pacchetto di campi per il blocco indirizzi.
  • Formula di apertura…- posizionare e impostare in modo automatico le diciture di apertura della lettera.
  • Altro… – posizionare ogni campo specifico che mi interessa nella lettera.

I campi devono essere posizionati sul Documento che stiamo crendo.

Passaggio 5 di 6

Verificare i vari indirizzi o parti aggiunte della stampa unione

Passaggio 6 di 6

Passaggio finale dove vengono fusi i destinatari con la lettera.

  • Stampa… – Stampare direttamente il risultato della stampa unione.
  • Modifica singole lettere… – crea un documento con la sequenza di lettere combinate con l’indirizzo, dando la possibilità di modificare ogni singola parte di essa.