Stampa Unione

La funzione di stampa unione consente di collegare fra di loro in stampa due particolari documenti appositamente preparati:

il primo, detto documento principale, contiene, solitamente, un testo generico e l’indicazione della collocazione nello stesso di una serie di dati variabili;
il secondo, detto origine dati, con la serie di elementi variabili da inserire nel primo (per esempio: nomi, indirizzi, numeri di telefono, etc.)

L’unione dei due documenti genera un nuovo documento in cui il testo ed i dati si sono opportunamente miscelati.

Vediamo subito un esempio per illustrare questa funzione:

La Banca Commerciale deve inviare un certo numero di lettere ad alcuni clienti, che non hanno pagato l’ultima rata del loro mutuo. Le lettere sono identiche nel testo; cambia soltanto una serie di dati:

il vocativo (Gentile Sig.ra – Egr. Dott. – etc.);
il nome ed il cognome del cliente;
l’indirizzo (Via, numero, CAP, Città, Provincia);
l’importo della rata.

La funzione di Stampa unione permette di:

creare il documento principale, ovvero il testo generico con inseriti, nella posizione in cui si collocheranno i dati variabili, dei segnalini, detti “campi unione”;
creare il documento origine dati, contenente l’elenco di tutti i dati variabili;
abbinare in stampa i due documenti ed ottenere una lettera per ciascuna serie di dati variabili.

Di seguito ecco un esempio di documento origine dati contenente gli elementi variabili da abbinare al documento principale, riportato successivamente.

Titolo	Nome	Cognome	Indirizzo1	CodicePostale	Città	Provincia	Importo
Gentile Sig.ra	Marina	Federici	Via Fiorentina, 258	50049	PRATO	PO	1.750
Egr. Dott	Franco	Luti	Via G. Verdi, 11	50041	CALENZANO	FI	2.145
Egr. Avv.	Mauro	Giuliani	Via Roma, 44	50018	CAMPI BIS.	FI	2.355
Egr. Dott	Paolo	Santini	Via Bologna, 3	50019	SESTO F.NO	FI	1.876
Egr. Sig.	Giulio	Ferri	Via Ulivelli, 11	50121	FIRENZE	FI	2.040
Egr. Prof.	Manlio	Bongi	Via Laura, 4	50126	FIRENZE	FI	1.956

Creazione del documento principale

Creiamo un nuovo documento (o apriamo un documento già registrato che intendiamo utilizzare).
Dalla barra multifunzione sezione lettere, scegliamo la voce Stampa unione; appare il menù, clicchiamo sulla voce “Creazione guidata stampa unione…”.

	Passaggio 1 di 6 Scegliere il tipo di documento di partenza Lettere Messaggi di posta elettronica Buste Etichette Elenco
	Passaggio 2 di 6 Scelta del documento da utilizzare Usa il documento corrente – ovvero il testo su cui stiamo lavorando. Inizia da un modello – ovvero partire da un documento pre-costruito. Inizia da un documento esistente – ovvero partire da un documento salvato in precedenza.
	Passaggio 3 di 6 Scelta dei destinatari Usa elenco esistente – foglio Excel o Data Base già presente. Seleziona dai contatti di Outlook – utilizzare la rubrica del programma Microsoft Outlook. Crea un nuovo elenco – Creare un piccolo Dbase che contiene l’elenco dei destinatari.
	Una volta selezionati o modificati i dati che ci interessano proseguiamo con il passaggio successivo.
	Passaggio 4 di 6 Scegliere le parti che verranno compilate automaticamente. Blocco di Indirizzi… – Scegliere il pacchetto di campi per il blocco indirizzi. Formula di apertura…- posizionare e impostare in modo automatico le diciture di apertura della lettera. Altro… – posizionare ogni campo specifico che mi interessa nella lettera. I campi devono essere posizionati sul Documento che stiamo crendo.
	Passaggio 5 di 6 Verificare i vari indirizzi o parti aggiunte della stampa unione
	Passaggio 6 di 6 Passaggio finale dove vengono fusi i destinatari con la lettera. Stampa… – Stampare direttamente il risultato della stampa unione. Modifica singole lettere… – crea un documento con la sequenza di lettere combinate con l’indirizzo, dando la possibilità di modificare ogni singola parte di essa.

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